塾のプリントなどの整理にはPDF化!

大手塾のプリントや問題集などの整理や置き場所に困るというブログを見かけます。
プリントや問題集などをPDFファイルにするといいのではないでしょうか。
そこで、このページでは紙をPDFにする方法について、徹底的に解説しています。
※2019年時点では自家利用でのPDF化は著作権法に抵触しませんが、PDF化したものを人に渡す、ネットで公開するなどをすると著作権法違反での処罰の対象になります。

<目次>
1.プリントのPDF化がイメージできないかたに向けて、大ざっぱな手順を紹介
2.プリントなどをPDFにするメリットとデメリット
2−1.プリントなどをPDFにするメリット
2−2.プリントなどをPDFにするデメリット
3.プリントなどをPDFにする4つの選択肢
3−1.自炊業者に丸投げする方法。でも著作権の関係で問題あり
3−2.ドキュメントスキャナだけを購入して、本の裁断を業者に委託する方法
3−3.自分でPDFにする方法(破壊)
3−4.自分でPDFにする方法(非破壊)
3−5.非破壊と破壊を「手間」と「お金」で比較
4.我が家が所有している機材
4−1.非破壊スキャン「FI-SV600」
4−2.裁断機「プラス断裁機 PK-513LN」
4−3.ドキュメントスキャナー「ADS-2000」
5.最初はドキュメントスキャナの設定にこだわろう!
5−1.実際に印刷してみて最適な解像度を決めよう!
5−2.PDFの検索をしたい場合はOCR処理をしよう!
5−3.本の自炊の場合の設定

プリントのPDF化がイメージできないかたに向けて、大ざっぱな手順を紹介

大手塾のプリントや問題集をPDF化すれば便利だと思いますが、どのようにPDF化するのでしょうか。

<プリントの場合>
1.ドキュメントスキャナでPDFにします。これを、たとえるなら、コンビニのプリンターにプリントをセットしてボタンを押すような感じです。ボタンを押すだけで、自動で次々にPDFにしてくれます。ただ、ドキュメントスキャナによります(※)。
2.必要なときにPDFをプリンターやコンビニで印刷します。

<テキストや問題集を破壊できる場合>
1.断裁機にて、テキストや問題集を裁断します(1枚ずつの紙にバラします)
2.ドキュメントスキャナでPDFにします(上記と同じ)。
3.必要なときにPDFをプリンターやコンビニで印刷します。

<図鑑など破壊できない場合>
1.本の1ページずつ、スキャンしていきます。ページ1枚ずつ、写真をとっていく感じです。
2.必要なときにPDFをプリンターやコンビニで印刷します。

テキストや問題集だと断裁が面倒ですが、プリントだとものすごくかんたんにPDFにできます。

※当サイトで紹介しているBROTHER ドキュメントスキャナー ADS-2000だと自動で次々にPDF化してくれます。ただ、これは古い機種なので、ドキュメントスキャナのページを見てみるとといいですよ。いろいろなドキュメントスキャナがあります。

プリントなどをPDFにするメリットとデメリット

「プリントのPDF化は簡単にできるのはわかった。でも、プリントなどをPDFにして何かメリットがあるの? デメリットがあるにちがいない!」と思ったかたに向けて、ここではプリントのPDF化のメリットとデメリットを紹介します。

プリントなどをPDFにするメリット

まずは、プリントなどをPDF化するメリットです。

1.PDF化したプリントなどは不要になるので、捨てることができる
2.必要なものだけ、印刷することができる
3.大量のプリントを検索で探すことができるかもしれない

上記1。
PDF化すれば、プリンターやコンビニでいつでも印刷できます。原本は不要になるので破棄することができます。
ちなみに、万が一のときのために保管したいのならば、コンテナに入れて屋外に置いておくと、部屋がすっきりします。

上記2。
PDFにせず印刷するかたが多いようです。
しかし、塾で配布されたすべてのプリントを印刷すると効率が悪いです。

(例)不正解の問題をやりなおすために、プリントを1部コピー → 実は2部必要で、二度手間だった。

PDFだと、たとえば「もう一度解かせたい不正解の問題があるプリント」だけ印刷できます。

上記3。
OCR処理ができれば、PDFの検索もできます。
検索ができれば便利ですよね!
ただ、OCR処理は、みなさんの環境によってできるかどうかは変わるので、かならずできると言い切ることはできません。

プリントなどをPDFにするデメリット

つぎに、プリントなどのPDF化のデメリットです。

1.お金がかかる
2.断裁機を使う場合は置き場所がすこし必要(大きくて重いです)

上記1。
このページでは、できるだけ手間暇かけずにプリントなどをPDFにする方法を紹介しているので、毎回コピーするのと手間暇はそれほど変わらないと思います。
しかし、機材をそろえるのにお金がかかります。

上記2。
プリントだけではなくテキストや問題集もバラバラにしてPDFにする場合は断裁機を使います。
これが大きくて置き場所に困ります。
※テキストや問題集のPDF化を考えていない、すなわち、プリントだけPDFにしたい場合は断裁機は不要です。また断裁機はレンタルできます。

プリントなどをPDFにする4つの選択肢

塾のプリント整理でPDFにする場合は、自分で機材をそろえたほうがいいと思いますが(手間暇もかかりません)、実はPDF化を請け負う業者もあります。
また自分で機材をそろえる場合も、本を破壊する場合と非破壊の2通りの方法があります。
そこで、ここではプリントなどをPDFにする場合の選択肢を紹介します。

自炊業者に丸投げする方法。でも著作権の関係で問題あり

本を段ボールにつめて自炊業者に郵送すると、PDFファイルが送ってくれる業者があります。
一番楽ですが、もっともコストがかかります。
ただ、著作権の関係で、自炊業者に頼むことは問題があるかもしれません。

ドキュメントスキャナだけを購入して、本の裁断を業者に委託する方法

本を裁断するには、裁断機を購入する必要があります。
ただ、裁断機は巨大で重く(※)、また、刀も大きくて危ないです。
※具体的に、評判がいいものだと13キロ、もしくは23キロほどあります。

そこで、裁断だけを業者に委託することもできます。
業者のウェブサイトでは「1冊あたり×円」と書かれていますが、郵送料をいれると、そこそこの価格になりますし、手順が「本を段ボールにつめて郵送→裁断された本が返ってくる」なので、断裁機を買うのと手間暇は変わらないと思います。
※ちなみに、本をつめた段ボールは引越業者も嫌がるほど重いです。
※裁断された本は、コピー用紙のような紙になります。それをドキュメントスキャナーにセットしてボタンを押せば、PDFファイルになります。

自分でPDFにする方法(破壊)

自分で自炊する場合、「破壊」と「非破壊」の2つの方法があります。
まずは、破壊する方法です。
※プリントの場合は破壊しません。テキストや問題集の場合のみの話です。

本を裁断して(1枚ずつの紙にバラして)、ドキュメントスキャナ(プリンターのようなもの)で、PDFにします。その際、つぎの選択肢があります。

・ドキュメントスキャナを購入。裁断だけ業者を利用(上記で紹介した方法)
・裁断機とドキュメントスキャナーを購入
・裁断機だけをレンタル。ドキュメントスキャナを購入
・裁断機もドキュメントスキャナもレンタル

塾はプリントが主体なので、ドキュメントスキャナだけを購入するのがいいと思います。テキストや問題集も断裁してPDFにしたい場合は断裁機をレンタルしてまとめて断裁すればいいと思いますし。

ちなみに、うちはドキュメントスキャナにBROTHER ドキュメントスキャナー ADS-2000を使用していますが、古いのでドキュメントスキャナのページで最新の機種を見てみるといいですよ。見た目はプリンターです。

断裁機は、プラス 断裁機 PK-513LNを利用しています。こちらも断裁機のページでどのようなものがあるのかチェックするといいですよ。

自分でPDFにする方法(非破壊)

自分で自炊する場合、「破壊」と「非破壊」の2つの方法があります。
つぎに、非破壊の方法です。

scan snap SV600のような非破壊のタイプのドキュメントスキャナを購入します。

そして、本を開いてスキャン、ページをめくってまたスキャンを繰り返していくだけです。
本を開いて写真を撮っていくイメージですね。

非破壊と破壊を「手間」と「お金」で比較

非破壊と破壊を「手間」と「お金」で比較してみました。

・手間:非破壊は1ページずつめくってスキャンしていくので多大な手間がかかります。破壊は「裁断(チカラを必要とせずバッサリと切れるようです)」「ドキュメントスキャナにセットしてボタンを押すと自動で読み込み開始」なのであまり手間はかかりません。プリントの場合は、ドキュメントスキャナにプリントを差し込んでボタンを押すだけで自動でPDF化できます。
・お金:非破壊はscan snap SV600を買うだけです。破壊の場合は、ドキュメントスキャナと裁断機を買う必要があります(プリントだけの場合は断裁機は不要)。金額はあまり変わりません。
・保管場所:破壊の裁断機が巨大で重いので保管場所に困ると思います(プリントだけの場合は断裁機は不要)。
・安全性:安全性が高い裁断機もありますが、やはり危険です。そもそも重いので、運ぶとき、危ないのではないでしょうか(プリントだけの場合は断裁機は不要)。
・スキャンしたものの質:わたしは読めればいいので、こだわっていません。
・ランニングコスト:破壊の方はローラーが消耗品なので、大量にPDFにすると交換が必要になります(結構高い)

プリントだけの場合は破壊のほうが良さそうですね。

我が家が所有している機材

我が家が所有している機材を紹介します。
※いずれも古い機種なので、ドキュメントスキャナで最新の機種を見てみてください。
同様に断裁機も断裁機のページでどのようなものがあるのかチェックしてください。

非破壊スキャン「FI-SV600」

非破壊のスキャンScanSnap SV600 FI-SV600を持っています。

本の一枚一枚をデジカメで撮影していく感じですが、本を一枚一枚めくるのに時間と手間がかかってしまうので、お蔵入りになりました。

裁断機「プラス断裁機 PK-513LN」

我が家の場合は自炊が目的で、細切れ時間に断裁したかったのでプラス 断裁機 PK-513LNを購入しました。

思ったよりも刃に危険性を感じませんでしたが、使うときは危ないな、と思います。

ドキュメントスキャナー「ADS-2000」

うちはBROTHER ドキュメントスキャナー ADS-2000にしました。
紙をセットすると自動でドンドンPDFにしてくれるので便利です。
※ネットで調べていると、富士通、cannon、brother、エプソンと、プリンターのメーカーがさまざまなドキュメントスキャナーを出しているようなので、どのドキュメントスキャナがいいのか、いろいろと調べてみてくださいね。

最初はドキュメントスキャナの設定にこだわろう!

ドキュメントスキャナは「設定」しないといけません。
設定のキモとなるのは「解像度」「OCR処理」です。

実際に印刷してみて最適な解像度を決めよう!

解像度は「dpi」という単位で表されています。
dpiの数字を大きくすると、きれいに印刷できますがPDFの容量が大きくなります。結果、PDFの保管場所に困ります。PC、スマホ、タブレットの機種によっては、PDFを開くのに時間がかかることもあります。
dpiの数字を小さくすると、先ほどの逆です。


ちなみに、ADS-2000の設定画面では解像度は「300dpi×300dpi」などと表記されています。この意味がわからなかったのですが、検索したところ、どうやら縦方向と横方向の解像度のようです。よって、「300dpi×300dpi」は、「300dpi」とまとめて表記されることがあるようです。

PDFの検索をしたい場合はOCR処理をしよう!

PDFはふつうテキストを抜き出すことができません。 しかし、OCR処理すると、PDFにテキストの情報が付加されるようでPDFからテキストを抽出できます。
塾のプリントで、テキストをコピペすることはないと思うので、一見、不要のように思える機能ですが、OCR処理すれば後で検索できるようになります。
※ADS-2000の場合、設定で「サーチブルPDF」を選択するとOCRの設定になります。

ただ、処理に時間がかかります。

OCRの処理はパソコンのスペックで処理速度が左右されます。
わたしのパソコン(5万円ほどのモバイルパソコン)では、モノクロで処理した場合でも1冊あたり30分ほどかかってしまいました。
しかも、処理の途中で強制終了してしまい、やり直す羽目になることもありました。

本の自炊の場合の設定

参考までに本の自炊の場合の設定です。すなわち、印刷を考えていない設定なので、試しに印刷してみることをお勧めします。
※ADS-2000の設定です。

<設定>
・ビジネス書、実用書、小説:600dpi、モノクロ
・ビジネス書(二色)、実用書(二色):400dpi、1677万色カラー
※モノクロや256階調グレーにすると赤色などが消えてしまうため、1677万色カラーでのスキャンにしています。
・コミック:400dpi、256階調グレー

<ファイル形式>
・PDF
※adobe acrobatをもっているのでPDFにしています。acrobatがない場合は、jpegだとフリーソフトが充実しているので、jpegにするといいようです。

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